Emisión de Recibos: Cálculo del Recibo

Una vez introducidas las incidencias del periodo (en caso de que las hubiera) procederemos a calcular la nómina del trabajador pulsando el botón Calcular/Recalcular ().

Consideraciones sobre el Cálculo del Recibo

• Como ya se ha dicho, los devengos especificados en la ficha del trabajador se calculan uno a uno en base a su Tipo de Cálculo. Las posibles deducciones indicadas no dependen de ningún Tipo de Cálculo: el importe indicado en la ficha se traslada íntegramente al recibo (Salario > Tipos de Cálculo).

• Todos los devengos se adaptan automáticamente a los Días Liquidados en el periodo. En los meses completos, los Días Liqudados son siempre 30 para los trabajadores mensuales (Grupo de Cotización del 1 al 7) o los Días Naturales del mes para los trabajadores diarios (Grupo de Cotización del 8 al 11), salvo si está marcada la casilla de su ficha Trabajador Diario con Cotización Mensual.

  Cuando un trabajador no está en alta en la empresa en un mes completo, los Días Liquidados siempre coinciden con los Días Naturales.

• Cuando existen periodos en IT con los trabajadores mensuales, LNóminas tomará como Días Liquidados en alta los Días Naturales en dicha situación y como Días Liquidados en baja la diferencia de 30 menos los días en alta.

• Los devengos se adaptan automáticamente a los Días Liquidados en situación de alta, excepto para trabajadores mensuales en meses de 28, 29 o 31 días con un solo día de IT, en los cuales los devengos se adaptan a 29 días independientemente de los Días Liquidados en alta (27, 28 y 30 respectivamente).

  En el caso de devengos que dependen de los Días Trabajados, la adaptación puede elegirse según lo estudiado en el capítulo de Conceptos Retributivos > Varía con la enfermedad (EF).

• Aquellos Conceptos Retributivos con importe cero, aparecen en pantalla (luego podemos introducirles algún importe si queremos) pero no se imprimirán en el Recibo de Salarios si permanecen a cero.

Consideraciones especiales sobre los periodos en IT y en situación de alta sin percibo de retribución

• LNóminas considera periodos en IT aquellos introducidos como:

  • E - Enfermedad común.

  • C - Enfermedad o accidente laboral.

  • M - Maternidad/Paternidad.

  • G - Riesgo durante el embarazo.

  • P - Pago directo por la entidad gestora.

  • R - Recaída. Pasará a ser una de las anteriores en función de la última IT en que hubiera estado el trabajador.

• Las situaciones S y X se utilizan para indicar periodos en alta sin percibo de retribución. En los periodos en esta situación el trabajador sólo cotiza por los Topes Mínimos de Cotización. En la situación X no hay cuota obrera.

• En un mismo Recibo de Salarios no pueden coexistir situaciones de maternidad, riesgo de embarazo y pago directo por la entidad gestora. Asimismo, si existiera un periodo en situación S o en situación X (alta sin percibo de retribución), LNóminas no admite periodos en IT al tiempo.

• Las indemnizaciones por IT sólo se aplican a los periodos en enfermedad o en accidente y siguiendo las reglas establecidas por el usuario en el apartado de Enfermedades y Accidentes.

• Como luego veremos, las Bases de Cotización siempre se basan en los Días Liquidados, tanto en alta como en baja. Sin embargo, las indemnizaciones por enfermedad o accidente se calculan conforme a los Días Naturales en el periodo en IT en cuestión.

• Los importes de las indemnizaciones pueden ser variados por el usuario. No obstante, si se modifican por no estar de acuerdo en cómo las calcula el programa, debería investigarse (luego veremos cómo) por qué son diferentes calculadas a mano.

• El cálculo de las indemnizaciones por IT (enfermedad o accidente) está basado en la Base Reguladora Diaria del mes anterior a la baja. Cuando LNóminas no posee información sobre el mes anterior a la baja, ya sea porque el trabajador acaba de entrar en la empresa o por haber empezado a trabajar con LNóminas el mismo mes en que se produce la baja, las Bases Reguladoras Diarias se obtendrán simulando una nómina del mes en curso sin IT.

  No obstante, como ya hemos visto, estas Bases Reguladoras y los posibles días consecutivos en baja pueden variarse desde la Ventana de Incidencias.

• Los complementos (voluntarios u obligatorios) a las indemnizaciones por IT siguen las reglas que se hayan marcado en el apartado Enfermedades y Accidentes. Como se estudió en dicho apartado, el complemento puede basarse en la Base Reguladora Diaria del mes anterior a la baja, en un porcentaje sobre el Salario Real o en un complemento hasta el cien por cien del Salario Real.

  El Salario Real es la suma de los importes de los conceptos así marcados en la pantalla Conceptos Retributivos (columna, SR) suponiendo que no hubiera IT en el periodo.

• Cuando se complementa hasta el 100% todos los periodos en IT, cabe suponer que el trabajador percibirá la misma retribución que si no hubiera estado enfermo o accidentado. Si no ocurriese así, las causas más comunes son:

  • Si no coincide el Total Devengado que aparece en la nómina sin IT, lo más seguro es que hay Conceptos Retributivos que no tienen puesta una S en el campo Varía con la enfermedad (EF) o en el campo Salario Real (SR).

  • Si coincide el Total Devengado, pero no el Total Líquido, es muy probable que existan pagos en especie con Ingreso a Cuenta asimilado por la empresa. En estos casos nunca pueden coincidir los líquidos al variar la cotización entre las nóminas con o sin IT.

  • Cuando todo coincide salvo el Total Líquido por alguna centésima de euro, tal circunstancia es normal debido a los redondeos causados por calcular el recibo con IT en dos partes: por un lado la cotización para los días en alta y por el otro, la cotización para los días en baja.

Consideraciones especiales para los Pagos en Especie

• Cuando un trabajador tiene retribuciones en especie, el Ingreso A Cuenta (IRPF aplicado sobre el pago en especie) puede ser repercutido al trabajador (se deduce sin más el IRPF que corresponda al pago en especie como si de otro Concepto Retributivo cualquiera se tratara) o asumirlo la empresa.

• En cualquiera de ambos casos, el importe en especie será automáticamente deducido en el campo Valor productos en especie en la zona de deducciones.

• Cuando el Ingreso a Cuenta lo asume la empresa (con lo cual el trabajador efectivamente recibe todo el importe correspondiente al pago en especie), debe estar marcada la casilla del apartado Cotización Cálculo automático Ingreso a Cuenta en Especie de la ficha del trabajador. LNóminas incluirá automáticamente en el Recibo de Salarios un devengo de título "ING.CTA.ESPECIE" con importe resultado de aplicar el porcentaje de IRPF del trabajador a la retribución en especie. Ni el título de este concepto ni su importe pueden variarse.

  Este concepto automático sí cotiza a la Seguridad Social pero no tributa para IRPF.

  En estos casos, en los impresos para la renta aparecerá acumulado tanto la valoración en especie como los Ingresos a Cuenta Efectuados y Repercutidos.

• Cuando se desea repercutir al trabajador el Ingreso a Cuenta, es decir, el IRPF de la retribución en especie se deduce del importe abonado y así deberá declararlo el trabajador en su declaración de la renta, bastará con dejar vacía la mencionada casilla Cálculo automático Ingreso a Cuenta en Especie en la ficha del trabajador.

Consideraciones especiales para los Devengos con Tope Máximo de No Cotización a la Seguridad Social

• Algunos Conceptos Retributivos como el Plus Transporte o las Dietas, por ejemplo, están exentos de cotización a la Seguridad Social sólo hasta un determinado importe. Este Tope Máximo debe establecerse en la pantalla Conceptos Retributivos, en el campo Tope Máximo siguiendo las reglas de sintaxis que en ese apartado se estudiaron.

  LNóminas dejará en el devengo en cuestión la cantidad hasta dicho tope y llevará el sobrante al concepto indicado en el campo Tope Máximo. Este otro concepto será, evidentemente, otro de igual o parecido nombre al primero pero con el campo Cotiza a la Seguridad Social (SS) marcado con una S.

Consideraciones para el cálculo de las Bases, Prorrata y Cuotas de Cotización

• Los trabajadores que tienen marcado en su ficha (apartado Salario) la casilla No Cotiza a la Seguridad Social, evidentemente no tienen ningún importe referente a cotizaciones.

• La Remuneración Total es la suma de los importes de todos los conceptos que cotizan a la Seguridad Social. En el apartado de Conceptos Retributivos se especifica cuáles son (columna SS). Esta suma será considerada para la cotización en el periodo en alta.

• Para los periodos en IT, la Remuneración Total será el resultado de multiplicar la Base Reguladora Diaria por el número de Días Liquidados en dicha situación.

• Para los periodos en alta sin percibo de retribución (situaciones S y X), la Remuneración Total será el Tope Mínimo de cotización.

• La Remuneración Total está formada por la parte de los días en alta más la parte de los días en baja. La Prorrata, por el contrario, sólo toma en cuenta el periodo en alta, puesto que la indemnización por enfermedad o accidente (o por IT en pago delegado como maternidad o riesgo de embarazo), ya incluye el prorrateo al basarse su cálculo en la Base Reguladora Diaria del mes anterior a la baja.

  Si en la ficha del trabajador (apartado Cotización) hemos indicado prorrateo manual, el programa multiplicará la cantidad estimada a cobrar en cada Paga Extra por el número de ellas (ambos campos deben estar indicados) y dividirá el resultado entre 12 para los trabajadores mensuales (Grupo de Cotización del 1 al 7) o multiplicará el resultado por el número de Días Liquidados y lo dividirá entre 365 para los trabajadores diarios (Grupo de Cotización del 8 al 11), salvo si está marcada en su ficha la casilla Trabajador Diario con Cotización Mensual.

  Si hemos establecido prorrateo automático (opción más recomendada) con indicación de las distintas Pagas Extras que tiene el trabajador, LNóminas siempre sabrá el importe total de las pagas para calcular la cantidad a prorratear.

  En cualquier caso, como ya hemos dicho, el Prorrateo se adapta automáticamente a los Días Liquidados en alta.

  La Prorrata será siempre cero en las nóminas complementarias y en los contratos de Formación o Aprendizaje.

  En los periodos en situación de alta sin percibo de retribución, la Prorrata será cero pues siempre se cotiza (y LNóminas lo hace en Remuneración Total) por el Tope Mínimo.

• Se controla que las Bases de Cotización, tanto la de Contingencias Comunes como la de AT y EP, estén dentro de los Topes Máximos y Mínimos establecidos de forma general en Normas Vigentes para AT y EP y de forma particular para cada Grupo de Cotización para Contingencias Comunes. Hay dos excepciones que escapan a este control:

  • El trabajador puede tener marcado en su ficha (apartado Salario) la casilla Sin Topes Mínimos.

  • El recibo puede ser uno complementario (no es el primero del período; se detallará más adelante). En este caso, tampoco se tienen en cuenta los Topes Mínimos.

• En los Contratos en Formación o Aprendizaje y Becarios no aparecen las Bases de Cotización, pero internamente el programa almacena el 75% de los Topes Mínimos (tanto de Contingencias Comunes como de AT y EP) para su envío a través del Sistema de Liquidación Directa (SILTRA).

• Las Cuotas de Cotización son el resultado de aplicar los porcentajes establecidos en la pantalla de Normas Vigentes (que pueden variar en función del tipo de Contrato de Trabajo) a las Bases de Cotización.

• En los Contratos en Formación o Aprendizaje y Becarios, las Cuotas de Cotización son cantidades fijas que, además, son constantes con independencia de los Días Liquidados en el periodo.

• En las situaciones de IT por maternidad, riesgo durante el embarazo, pago directo por la entidad gestora y en la situación de alta sin percibo de retribución y sin cuota obrera no hay cuotas aplicables al trabajador.

• En aquellos tipos de Contrato de Trabajo especiales (tiene alguna información en el campo Especiales en la pantalla Contratos de Trabajo) las cotizaciones están calculadas según la normativa legal vigente en ese momento para cada caso.

Las Bases de Cotización pueden estar normalizadas (adaptadas) cuando hay importe de Vacaciones (ver Cálculo del Finiquito) con Liquidación L13. De ello se informa en la Ventana de Información.

Consideraciones sobre la aplicación de las deducciones

• Por un lado, tenemos la suma de las Cuotas de Cotización, por otro la retención de IRPF (que detallamos luego detenidamente), un posible Anticipo, el Valor de productos en Especie, la Seguridad Social por posibles Atrasos (ver Cálculo de Atrasos) y Otras Deducciones.

• Si se introduce una deducción por Anticipo, el programa permite indicar previamente un texto que describa sucintamente el por qué del mismo. Este texto aparecerá luego impreso en el Recibo de Salarios.

• La deducción por Valor de productos en Especie siempre será el mismo importe que el abonado como pago en especie, aunque se permite modificarlo.

• Las seis deducciones opcionales pueden venir definidas desde la ficha del trabajador, pero hay que tener muy en cuenta que LNóminas las aplica en todos los recibos que se emitan al trabajador. Es decir, en un mes con Paga Ordinaria y Extraordinaria, si la deducción (un préstamo a devolver, por ejemplo) está establecida en la ficha del trabajador, el importe se deducirá tanto de la Paga Ordinaria como de la Extraordinaria.

Cálculo de la Retención por IRPF

Cuando se estudió el apartado IRPF de la ficha del trabajador, ya se detalló con detenimiento la forma en que LNóminas calcula el Tipo de IRPF a aplicar en cada momento.

Consideraciones sobre el cálculo de Paga Extraordinaria

• Evidentemente no pueden incluirse en estas pagas ninguna clase de Horas Extraordinarias ni Horas Complementarias.

• Aquellos devengos que dependen de las Variables X1-X2 (Tipos de Cálculo F ó 6, G ó 7) siempre estarán a cero.

• En las Pagas Ordinarias se pide siempre por pantalla (o procede de la pantalla Mantenimiento de Incidencias en las emisiones sin operador) los Días Trabajados en el periodo. Sin embargo, para la confección de las Pagas Extraordinarias, los devengos cuyo importe depende de estos días deben tomar una cantidad "media". Esta "media" de Días Trabajados puede estar particularizada para algún trabajador en su ficha (apartado Salario) o puede estar generalizada para toda la empresa desde la Nueva Emisión de Recibos.

• Los devengos que dependen de los Días Liquidados o de los Días Naturales (Tipos de Cálculo B o 2 y H u 8 - Salario > Tipos de Cálculo) calcularán su importe multiplicando la cantidad indicada en su ficha por 30.

• Cuando se emite una Paga Extraordinaria antes de emitir la Paga Ordinaria del mes en curso, las Incidencias (altas, bajas, IT, etc.) pueden introducirse y luego pueden ser variadas cuando se confeccione la Paga Ordinaria.

  Pero si se hace al revés, es decir, primero se emite la Paga Ordinaria y luego la Extra, las Incidencias indicadas para la Ordinaria se convierten en obligatorias para la Extra. No pueden modificarse.

• Cuando se definen las Pagas Extraordinarias> se pide la Fecha de Pago de las mismas. Es muy importante emitir la paga en el mes indicado en esa fecha para que LNóminas sepa y pueda controlar qué Pagas Extra han sido (o han debido ser) abonadas ya y cuáles faltan por devengarse.

• Un ejemplo muy claro de cuándo puede producirse esta circunstancia lo tenemos cuando una empresa anda corta de efectivo y decide posponer el pago de una Paga Extraordinaria (previo consentimiento de los trabajadores). En este caso, lo que debe hacerse es confeccionar los recibos en su momento (en su Fecha de Pago) y simplemente entregarlos y abonarlos a los trabajadores cuando pasen los malos tiempos. De esta forma, el Bruto y el IRPF permanecerán correctos para el programa de nóminas y sólo habrá que manejar el problema de una forma contable.

  No obstante, todo lo dicho, LNóminas simplemente muestra una ventana de aviso de que la Paga Extra no se está emitiendo en el mes indicado en su Fecha de Pago. Si el usuario decide continuar lo hará por su propia cuenta y riesgo.

• La Fecha de Pago es también muy importante cuando el trabajador se da de baja en la empresa un mes en el que hay emisión de Paga Extraordinaria. Si se da de baja antes del día indicado en la Fecha de Pago, no corresponde emitirle Paga Extraordinaria pues dicha paga irá incluida en el Finiquito que luego calculará el programa (estaríamos abonándole esa paga dos veces).

  Si se da de baja el mismo día o posteriormente a la Fecha de Pago, sí debe tener ese mes una Paga Extraordinaria y otra Ordinaria con su Finiquito correspondiente.

• Para calcular la parte de la Paga Extra que corresponde a un trabajador, LNóminas tiene en cuenta:

  • El porcentaje de paga indicado en la Paga Extraordinaria (puede ser media paga, por ejemplo).

  • La Antigüedad del trabajador en la empresa (no confundir con la Fecha de Alta) o la Fecha de Alta para Pagas y su correspondencia con el periodo en alta que debe examinarse. Este periodo se establece indicando el Tipo de Paga en ventana Pagas Extraordinarias.

  • Los días que ha estado en IT durante el periodo a examinar. Esto último sólo en el caso de que el trabajador tenga marcada en su ficha la casilla Descontar Días en IT de Pagas Extra (apartado Cotización).

  No obstante todo lo mencionado, el número de días que corresponde de Paga Extraordinaria calculado automáticamente por LNóminas puede ser variado manualmente por el usuario (en emisiones con operador).

• Cuando tenemos Pagas Extra de Cantidad Fija, es decir, que no depende su importe de los devengos mensuales del trabajador, siempre podemos modificar manualmente (poniendo a cero) todas las cantidades que propone el programa e incluir un Concepto Retributivo con el importe calculado también manualmente. Pero, evidentemente, esta no es la forma correcta de proceder. Lo que debe hacerse es:

  • 1) En Conceptos Retributivos crear un devengo (o utilizar uno ya existente mientras no se emplee para ninguna otra cosa, por ejemplo "Gratificaciones") y asociarle un switch del 1 al 9 cuyo estado esté en OFF.

  • 2) En Pagas Extraordinarias crear tantas pagas como necesitemos (Junio, Navidad, Beneficios, etc.) e incluir en cada una de ellas el Concepto Retributivo creado en el paso 1.

  • 3) En las fichas de los trabajadores poner el prorrateo como automático (apartado Cotización) e indicar qué pagas tiene el trabajador: las creadas en el punto 2.

  • 4) Para cada trabajador, en el apartado Salario de su ficha, incluir como devengo el concepto creado en el punto 1 (sólo aparecerá en las Pagas Extraordinarias por tener un switch asociado en OFF), indicarle como forma de pago cantidad fija y poner el importe que corresponda.

  LNóminas cambia de forma automática y temporal todos los switches a ON cuando confecciona los recibos de Paga Extraordinaria. Evidentemente, ese importe se adapta al porcentaje calculado de paga que corresponda.

Consideraciones sobre el cálculo de Recibos Complementarios

LNóminas permite emitir varios recibos de Paga Ordinaria en un mismo mes. El primero emitido marcará las pautas a seguir para los siguientes, a los que llamaremos recibos complementarios.

• Los recibos complementarios no pueden incluir Horas Extra ni Horas Complementarias que ya han debido ser especificadas, si procediese, en la primera paga.

• Las incidencias del primer recibo se convierten en obligatorias para todas las demás nóminas del mes. Como es evidente, no podemos emitir un recibo diciendo que el trabajador ha estado enfermo, por ejemplo, del 1 al 14, y luego otro diciendo que no ha estado enfermo.

• La Prorrata siempre es cero en los recibos complementarios. Ya se tuvo en cuenta en el primero.

• No se aplican los Topes Mínimos de Cotización por Contingencias Comunes ni por AT y EP. Si las bases fueran inferiores a estos topes ya se hubieran normalizado en el primer recibo. Sí se tiene en cuenta, en cambio, que la suma de todos los recibos emitidos para el trabajador no supere en ningún caso los Topes Máximos de cotización.

• En los contratos en Formación o Aprendizaje, las cuotas de cotización serán siempre cero pues ya se cotizó el importe fijo completo en la primera nómina.

• En los recibos complementarios, no hay adaptación automática de los importes en función de los periodos en IT o en alta sin percibo de retribución. Es el usuario quien debe decidir por qué emite un segundo recibo a un mismo trabajador y corregir en pantalla los importes automáticos calculados por el programa (que obtiene de la ficha del trabajador sin, como decimos, adaptación alguna). Por alta o por baja, obviamente, sí hay adaptación a los Días Liquidados.

Consideraciones sobre la modificación de datos en el recibo

Como hemos venido mencionando, la Emisión de Recibos puede efectuarse Sin Operador o Con Operador. En el primer caso, las Incidencias, Anticipos, Horas Extra y Complementarias y valores de las Variables X1-X4, se toman de la pantalla Mantenimiento de Incidencias.

Una de las grandes ventajas (hay muchas otras, como hemos visto) de la emisión Con Operador es la de poder modificar los importes calculados por el programa y ofrecidos por pantalla.

Cualquier cantidad que modifiquemos aparecerá en color azul en pantalla para poder distinguirla de las calculadas automáticamente por el programa. Asimismo, en cuanto se varíe cualquier dato aparecerá el mensaje: FALTA RECALCULAR. Deberemos volver a pulsar el botón de Calcular/Recalcular () que parpadeará también en color rojo.

Cálculo automático de Bruto a partir de un Líquido

Situándonos en cualquier importe de devengo y pulsando una L sobre ese campo, accederemos a la ventana de Cálculo automático de Bruto a partir de un Líquido.

A través de esta ventana podremos forzar el Líquido respetando el porcentaje de IRPF que tuviera el trabajador u ordenando a LNóminas que lo regularice automáticamente en función del nuevo Total Devengado que se produzca. Obviamente, sólo habrá regularización si, tal como ya se ha explicado numerosas veces, el Prorrateo, el Bruto para IRPF y el Tipo de IRPF están especificados como automáticos en la ficha del trabajador.

Una vez establecido el Líquido que deseamos, pulsaremos el botón Aceptar y el programa pondrá el nuevo importe en el devengo seleccionado de igual manera que si nosotros lo hubiésemos introducido manualmente.