Trabajadores: Identificación

Los datos identificativos fundamentales de trabajador son: Apellidos y Nombre, Fecha de Alta, NIF, NAF, Fecha de Antigüedad, Contrato de Trabajo, Categoría Laboral y Sexo. Sin ellos el programa no permitirá grabar la ficha de ningún trabajador.

Vayamos examinado campo a campo:

• Trabajador: Podemos introducirlo de dos formas:

  • Apellido1 Apellido2, Nombre (la coma "," es fundamental).

  • Nombre Apellido1 Apellido2

  LNóminas intentará separar cada Apellido y el Nombre según el método utilizado. Si el nombre es compuesto, por ejemplo Miguel Ángel, deberá utilizarse la fórmula "Apellido1 Apellido2, Nombre" para no confundir al programa (que tomaría Ángel como primer apellido).

• Comentario: Cuando haya necesidad de duplicar la ficha de algún trabajador (cambio de Contrato, Bonificación, Ocupación o Categoría), LNóminas siempre distinguirá las fichas del mismo trabajador por su Fecha de Alta. Sin embargo, nosotros podemos utilizar este campo de texto libre para una mayor identificación.

• Fecha de Alta: Fecha de Alta del trabajador. No debe confundirse con la Fecha de Antigüedad que es la que realmente otorga derechos.

  Ejemplo: Un trabajador con contrato temporal cambia a indefinido el día 15 de enero. Se necesitarán dos fichas (función Duplicar) con la misma Fecha de Antigüedad pero con dos Fecha de Alta diferentes (la primera tendrá como Fecha de Baja el día 14 y la segunda tendrá como Fecha de Alta el día 15).

• Fecha de Baja: Fecha de Baja del trabajador. Los trabajadores que sean baja en la empresa (en función de esta fecha y del periodo en el que nos encontremos) aparecerán en pantalla en rojo.

  Si un trabajador es baja en la empresa (aparece en rojo) y vuelve a trabajar, deberemos duplicar su ficha a menos que nunca se haya emitido ningún recibo, en cuyo caso no tendremos más que modificar en pantalla la Fecha de Alta y borrarle la Fecha de Baja. Luego, si procede, modificaremos la Fecha de Antigüedad y/o cualquier otro dato que haya cambiado.

• Tipo Identificación: Tal como se indica en pantalla, un trabajador puede ser identificado mediante un DNI o NIF, Pasaporte o NIE (Número de Identificación de Extranjero), Españoles sin DNI no residentes o Extranjeros sin NIE en España.

• NIF: En función de lo indicado en el campo anterior.

• NAF: Número de Afiliación a la Seguridad Social. Este campo es fundamental y, por supuesto, obligatorio. Todo trabajador estará unívocamente identificado mediante su NAF. En caso de fichas duplicadas, el NAF más la Fecha de Alta distinguirá al trabajador.

• Sexo: Dato necesario para el envío de ficheros/documentos oficiales a la Administración. Si no tenemos asignado el sexo a ningún trabajador, podemos actualizar esta información de forma rápida para todos los trabajadores pulsando botón G (Generalizar). Seleccionaremos todos los trabajadores que queremos que tengan indicado el mismo Sexo que el de la ficha en la que nos encontramos.

• Nacionalidad: Dato necesario para el envío de ficheros/documentos oficiales a la Administración.

• Fecha de Nacimiento: Se utiliza, entre otras cosas, para saber la edad del trabajador y así poder calcular correctamente el tipo de IRPF que le corresponde.

• Relación Laboral: Se deberá indicar la opción correspondiente de entre las ofrecidas en el desplegable.

• Convenio Colectivo: El modo por defecto (Automático) indicará que el trabajador pertenece al mismo Convenio Colectivo que el indicado para la Delegación (o a la Empresa, si no pertenece a ninguna Delegación). Con el modo Manual podrá especificarse cualquiera de los creados en la pantalla Convenios Colectivos.

• Delegación, Centro de Trabajo, Equipo y Departamento: Indicaremos al programa con estos campos el sitio que ocupa el trabajador en la estructura de la empresa. Ninguno de estos campos es obligatorio.

  Estructurar bien la empresa nos permitirá luego emitir Recibos de Salarios por Delegaciones, Centros de Trabajo, Equipos o Departamentos u obtener listados económicos subtotalizados por estos campos.

  Todas estas divisiones han debido crearse previamente en la pantalla Identificación Empresa, donde cada una aparece identificada con un número. Bastará con indicar aquí ese número o pulsar el botón de selección para mostrar todos los existentes y elegir el deseado.

• Banco Empresa: Podemos especificar si el trabajador, cuando cobra por transferencia bancaria, recibirá su sueldo sólo por un Banco de la Empresa determinado o, dejando sin rellenar este campo, por cualquiera que se elija cuando se emitan las Transferencias.

• Forma de Pago: Se admiten cuatro formas de pago: Efectivo, Talón al Portador, Talón Nominativo o Transferencia.

  En el último caso, Transferencias, se podrán emitir cartas-listados a los bancos para ordenar las mismas o se podrá confeccionar un fichero informático para entregar al banco.

  Todas las formas de pago se explican en el capítulo referido a la pantalla Pagos.

• Cuenta Contable: Si deseamos que LNóminas confeccione todos los meses los asientos contables de nuestros recibos, aquí indicaremos la Cuenta Contable para el Bruto Devengado al trabajador. El código admite hasta 9 dígitos y, por defecto, comienza por 640 aunque puede variarse.

  Si nuestra forma de contabilizar se basa en acumular el total devengado en una única cuenta contable, bastará con dejar el código 640 ofrecido por defecto. Si realizamos un asiento por cada trabajador, será necesario especificar qué cuenta exacta es la que almacenará el bruto.

  Los asientos contables que confecciona LNóminas podrán luego ser importados directamente desde el programa Logoconta (software de gestión contable de Logicsoftware) o cualquier otro que permita importar datos siguiendo el formato de Fichero de Conexión de Logoconta.

• Banco Trabajador (Nombre, Dirección y Cuenta): Datos necesarios si deseamos que LNóminas nos ayude en la emisión de Transferencias o Talones. (Para más información véase la pantalla Pagos).

• Domicilio: Incluye los campos SG (siglas para indicar si se trata de una calle - CL - o una avenida - AV - etc.), Número, Escalera, Piso, Puerta, Municipio, Código Postal, Provincia y Código de Provincia.

• E-Mail: Dato necesario para poder enviar por correo electrónico los Recibos de Salarios a los trabajadores.

• Móvil y Teléfono: Estos campos, en realidad, no se utilizan para ninguna operación a lo largo del programa. No obstante se dejan como campos libres para información del usuario.