Cuentas Anuales: Pérdidas y Ganancias

Cuentas necesarias

Para obtener la Cuenta de Pérdidas y Ganancias se necesitan las siguientes cuentas:

• 129 - Pérdidas y Ganancias

• 610 - Variación de existencias de mercaderías (sólo si existen cuentas del Subgrupo 30)

• 611 - Variación de existencias de materias primas (sólo si existen cuentas del Subgrupo 31)

• 612 - Variación de existencias de otros aprovisionamientos (sólo si existen cuentas del Subgrupo 33)

• 710 - Variación de existencias de productos en curso (sólo si existen cuentas del Subgrupo 33)

• 711 - Variación de existencias de productos semiterminados (sólo si existen cuentas del Subgrupo 34)

• 712 - Variación de existencias de productos terminados (sólo si existen cuentas del Subgrupo 35)

• 713 - Variación de existencias de subproductos, residuos y materiales recuperados (sólo si existen cuentas del Subgrupo 36)

Si estas cuentas no existen en nuestro Plan Contable, Logoconta las creará virtualmente (no se crean realmente en el Plan Contable) para poder incluirlas en caso necesario en el listado. Nos daremos cuenta si están creadas por el programa cuando nos aparezca listado el código de la cuenta pero no aparezca el nombre.

Si cuando el programa calcula los importes detecta en el Diario el Asiento de Cierre, nos preguntará si deseamos tenerlo en cuenta para este listado; en caso de seguir con el listado, las cuentas saldrán con saldo cero. Al indicarle que no lo tenga en cuenta, el programa listará la Cuenta de Pérdidas y Ganancias con los saldos antes del cierre.

Cuenta de Pérdidas y Ganancias

Veamos ahora cómo configurar un listado para obtener la Cuenta de Pérdidas y Ganancias. Como se puede observar, en el menú lateral tenemos los siguientes apartados: General, Opciones, Cabecera y Configuración de impresora. Veamos cada uno de ellos:

General

• Destino: Aquí seleccionaremos a dónde queremos enviar el Listado:

  • Pantalla: Se mostrará por pantalla la ventana de Previsualización del Listado. Desde esta ventana también podremos imprimir el Listado o generar un fichero *.xps y guardarlo donde deseemos.

  • Fichero: Se generará directamente el Listado en un fichero *.xps que podremos guardar donde deseemos.

  • Impresora: Se imprimirá el Listado directamente.

  • Presentación de libros (ASCII): Guardaremos el Listado directamente en un archivo de texto *.txt para su posterior presentación.

  • Presentación de libros (Excel): Guardaremos el Listado directamente en un archivo de Excel para su posterior presentación.

• Saldos desde: Permite elegir un rango de meses para obtener la Cuenta de Pérdidas y Ganancias.

• Con asiento de apertura: Podemos elegir si incluir los movimientos de apertura. Esta opción sólo estará habilitada si el primer mes indicado es el primer mes del ejercicio.

• Desglosar por meses: Como su propio nombre indica, se generará la Cuenta de Pérdidas y Ganancias desglosada por meses.

• Máscara: Especificaremos la máscara que se utilizará para imprimir el informe.

  Una máscara es un archivo donde se define lo que debe aparecer en la Cuenta de Pérdidas y Ganancias y en el Balance. Logoconta lleva incorporadas máscaras basadas en los formatos de las Cuentas Anuales publicadas por la Administración. Las distintas posibilidades son:

  • PYMES: Modelo Oficial Abreviado.

  • PYMES: Modelo Oficial Normal.

  • Gran Empresa: Modelo Oficial Abreviado a tres dígitos.

  • Gran Empresa: Modelo Oficial Abreviado a cuatro dígitos.

  • Gran Empresa: Modelo Oficial Normal.

  • Personalizado: En este caso, deberemos indicar el fichero que contiene la máscara que queremos utilizar.

    La opción de máscara personalizada se utilizará en el caso de que modifiquemos los formatos oficiales para incluir o eliminar cuentas o cambiarlas de apartado en el impreso de Cuentas Anuales o Balance. La modificación se puede realizar a través del apartado Máscaras del menú de Operaciones.

• Comparar con: Podemos elegir entre obtener la Cuenta de Pérdidas y Ganancias sin comparar (una sola columna con nuestros saldos) o comparada con una Tabla Comparativa u otra contabilidad. En estos dos últimos casos se pedirá seleccionar la tabla o la contabilidad.

Opciones

• Ancho del nombre: Podemos establecer el ancho que ocupará el nombre de la cuenta o dejar que Logoconta lo calcule de manera automática.

• Sólo totales: La Cuenta de Pérdidas y Ganancias es un informe con una serie de apartados y subapartados, cada uno con su desglose de las cuentas contables que lo compone. Así, podemos querer la impresión sólo con los totales de cada apartado y subapartado (sin el desglose por cuenta) o la impresión completa (lo más normal).

• Omitir apartados con saldo cero: También podemos querer que no aparezcan aquellos apartados con saldo cero.

• Imprimir referencias a la Memoria: Marcando esta casilla podemos añadir notas a la Memoria, las cuales se imprimirán después en el informe.

• Importes negativos entre paréntesis: Los importes negativos aparecerán entre paréntesis, evitando así signos negativos en el informe.

• Formato: Podemos listar la Cuenta de Pérdidas y Ganancias teniendo en cuenta aquellas cuentas que contengan los dígitos que deseemos en una posición determinada. Para ver la utilidad de este campo veamos el siguiente ejemplo:

  Ejemplo:

  Supongamos la siguiente estructura del Plan Contable:

  600	-	Gastos de Obras
  60001	-	Obra 01
  60001001	-	Gasto tipo 001
  60001002	-	Gasto tipo 002
  .
  .
  60001099	-	Gasto tipo 099
  60002	-	Obra 02
  60002001	-	Gasto tipo 001
  60002002	-	Gasto tipo 002
  .
  .
  60002099	-	Gasto tipo 099
  60003	-	Obra 03

  Si este desarrollo del Plan Contable fuese igual en todos los Grupos (Ventas, Existencias, etc.), podríamos llegar a querer saber solamente las cuentas pertenecientes a la Obra 01. Esto lo conseguiríamos con el siguiente Formato:

  Formato: XXX01

  Es decir, estaríamos pidiendo que se nos listasen todas las cuentas cuyo 4º y 5º dígitos fueran 01.

Cabecera

Aquí podemos indicar el texto que queremos que encabece el Listado. Podemos incluir una numeración en las páginas para que comiencen a partir de un número determinado y también podemos incluir la fecha de la generación del Listado.

Configuración de la impresora

Aquí podremos configurar las preferencias de la impresora: tipo de fuente, tamaño, tipo de papel, orientación del documento, alineación y márgenes.

En función de las características del Listado que vayamos a generar, en algunas ocasiones Logoconta puede avisarnos de un error como el siguiente:

En este caso, Logoconta nos está avisando de que el ancho del contenido no cabe en el ancho del papel. Podemos solventar este problema de dos maneras: cambiando el ancho del contenido (por ejemplo, reduciendo el tamaño de letra) o cambiando el tipo de papel.

Listar Pérdidas y Ganancias

Una vez que hayamos configurado el listado podemos generarlo pulsando el botón Listar Pérdidas y Ganancias o mediante las teclas rápidas [ Alt L ]: el programa analizará la máscara especificada y a continuación calculará los saldos para el periodo indicado de las cuentas que entran en juego.

Luego, para cada una de las cuentas de existencias de los Subgrupos 30 al 36, nos mostrará las existencias iniciales y nos pedirá la existencias finales, tanto las de la contabilidad en curso como las de la columna comparativa. En el caso de que el periodo elegido no incluya el primer mes del ejercicio, el programa no podrá calcular las existencias iniciales, por lo tanto, en estos casos, éstas también se piden junto con las finales (este caso se estudia con más detenimiento en el apartado Existencias).

Logoconta cargará el importe de las existencias iniciales y abonará el importe de las existencias finales (siempre en simulación) a las cuentas 610/611/612 con abono y cargo, respectivamente, a cuentas de los Subgrupos 30, 31 y 32. Lo mismo sucederá con las cuentas 710/711/712/713 y los Subgrupos 33, 34, 35 y 36.

Si utilizamos máscaras personalizadas, podría llegar a ocurrir que no apareciesen algunas cuentas o que hubiera cuentas duplicadas. En estos casos la Cuenta de Pérdidas y Ganancias no reflejará los saldos correctos y así se avisará por pantalla con indicación del total del descuadre. Lo mejor en estos casos es volver a lanzar la Cuenta de Pérdidas y Ganancias con las máscaras oficiales suministradas por el programa. También puede ocurrir que se estén utilizando máscaras a 4 dígitos y no existan las obligadas cuentas a ese nivel.

Existencias

Las cuentas de existencias sólo deben tener apuntes al principio y al final de cada ejercicio. Entre medias, son las cuentas de compras y ventas las que generan movimientos.

Si en una determinada fecha deseamos obtener una Cuenta de Pérdidas y Ganancias, deberíamos hacer un recuento de nuestras existencias y aportar la información como existencias finales de ese periodo. Esos saldos no quedan contabilizados pues, repetimos, las cuentas de existencias sólo tienen dos movimientos reales en el ejercicio: el apunte que establece su saldo inicial en el asiento de apertura y el apunte que establece su saldo final en el asiento de cierre.

Al ir obteniendo Cuentas de Pérdidas y Ganancias a lo largo del año, si queremos la situación real de la empresa, no podemos dejar de hacer los recuentos y proporcionarlos por pantalla. Como no se contabilizan realmente, para poder recordar esas cantidades Logoconta las almacena en una tabla denominada Tabla de Existencias.

Para cada una de las cuentas de Mayor de existencias se guarda la información del saldo inicial o final establecido por pantalla si se ha emitido en algún momento Cuenta de Pérdidas y Ganancias en dicho periodo.

Así, sabiendo que las existencias iniciales del ejercicio son las establecidas en el asiento de apertura y sólo pueden variarse modificando dicho asiento, los saldos iniciales y finales de cada mes (los finales de un mes son los iniciales del siguiente) se pedirán por pantalla la primera vez que emitamos la Cuenta de Pérdidas y Ganancias de un periodo determinado.

Las siguientes veces, Logoconta propondrá, aunque podrá modificarse, el mismo importe si se vuelve a emitir el listado del mismo periodo. Si se modifica, la nueva cantidad pasará a ser el saldo almacenado.

Para poder consultar qué saldos tiene el programa almacenados, seleccionaremos el botón Existencias del menú de Operaciones. Si deseamos inicializar la tabla, pulsaremos el botón Borrado Total.