Hoja electrónica: Introducción de datos

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Como hemos visto, la Hoja electrónica tiene una apariencia muy similar a una hoja de cálculo: por un lado tenemos filas ordenadas numéricamente y por otro columnas ordenadas alfabéticamente. Cuando accedemos por primera vez aparecerá una hoja en blanco y estaremos en el estado Introducción de datos.

Funcionamiento de una Hoja electrónica

La celda seleccionada aparecerá en pantalla en color azul. Podemos editarla escribiendo directamente sobre ella, haciendo doble-clic o pulsando [ F2 ]. Para confirmar lo escrito pulsaremos [ Intro ] o, simplemente, seleccionando otra casilla. Para anular lo escrito pulsaremos [ Esc ].

Podemos seleccionar varias celdas al mismo tiempo para luego poder operar sobre todas ellas a la vez:

• Manteniendo el botón izquierdo del ratón pulsado y arrastrándolo por la pantalla podemos seleccionar un grupo de celdas. Pulsando de nuevo sobre cualquiera de ellas se anula la selección.

• Pulsando sobre la cabecera de cualquier fila o columna se selecciona toda esa fila o columna. Volviendo a pulsar en cualquier celda se anula la selección.

Pulsando clic-derecho sobre una celda aparecerá un menú de opciones:

• Operaciones de celda [ Ctrl O ]: Lo veremos con detenimiento unas líneas más abajo.

• Insertar filas [ Ctrl F ]: Inserta una fila encima de la fila en que nos encontramos.

• Insertar columnas [ Ctrl U ]: Inserta una columna a la izquierda de la columna en que nos encontramos.

• Eliminar filas/columnas [ Ctrl E/L ]: Elimina las filas o columnas seleccionadas.

• Borrar contenidos [ Ctrl B ]: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas.

• Copiar [ Ctrl C ]: Copia el contenido de las celdas seleccionadas.

• Pegar [ Ctrl P ]: Pega el contenido que previamente hayamos copiado.

Celdas

En cada celda podemos introducir los siguientes datos:

• Textos: Se escribirán en la celda con normalidad.

• Importes: Se escribirán en la celda entrecomillados (ej.: "1000", "1500,25"). En el momento de la valoración las comillas desaparecerán. Cuando se traspasen los datos a Excel, aparecerán en formato numérico (importe o cantidad).

• Códigos de cuentas: Se permiten varias formas de indicar códigos de cuentas que luego se sustituirán por importes cuando se valore la hoja:

  • Código: La celda se valorará por el saldo actual de la cuenta con dicho código (ej.: 700, saldo de la cuenta 700).

  • Código-Número: La celda se valorará por el saldo de la cuenta hasta el mes indicado por el número (1 al 12) (ej.: 700-2, saldo hasta febrero de la cuenta 700)

  • Código-Nombre de celda: La celda se sustituirá por el saldo de la cuenta hasta el mes indicado en la celda referenciada (ej.: 700-A1 y en la celda A1: "2". Este último número va entre comillas porque sino se estará indicando en la celda A1 el saldo de la cuenta 2).

  • Código número-número: La celda se valorará por el movimiento de la cuenta en el periodo indicado por el rango de meses (ej.: 700 2-4, movimiento de la cuenta 700 entre febrero y abril).

  • Código celda-celda: La celda se valorará por el movimiento de la cuenta en el periodo indicado en las celdas referenciadas (ej.: 700 A2-A4 y en la celda A2: "2" y en la celda A4: "4").

  • Código- (código seguido de un guión): La celda se valorará por el saldo de la cuenta cambiado de signo. Esta sintaxis puede emplearse también conjuntamente con las opciones vistas antes (ej.: 700- 2-4, saldo cambiado de signo de la cuenta 700 entre febrero y abril).

  • Código D o Código H: Se valorará no el saldo sino el movimiento al Debe o al Haber de la cuenta. Esta sintaxis puede emplearse también conjuntamente con cualquiera de las otras opciones (ej.: 700- H A1-B1, movimiento al Haber de la cuenta 700, cambiado de signo, entre el periodo indicado en las celdas A1-B1).

  • Código S o Código A: Indica que deseamos el movimiento de la cuenta SIN (S) saldo de apertura o SÓLO (A) con dicho saldo (ej.: 700 S 2-4, saldo de la cuenta 700 entre febrero y abril sin el saldo de apertura).

  • Formato: Cuando escribimos el código de una cuenta, podemos intercalar X entre sus dígitos para acumular el saldo o movimiento de varias cuentas en una sola celda (ej.: 600XX01 sumará todas las auxiliares de la cuenta 600 que tengan en su sexto y séptimo dígito un 01).

Resumen de los ejemplos vistos anteriormente:

Operaciones de celda

Como hemos visto antes, en el menú que aparece al pulsar clic-derecho sobre una celda, teníamos la opción de Operaciones de celda. A través de esta ventana podemos efectuar algunas de las acciones descritas anteriormente de una forma más sencilla:

• Una cuenta: Seleccionaremos la cuenta que queremos valorar. A continuación, podemos elegir si queremos mostrar su saldo total o sólo el total de sus movimientos al Debe o al Haber. Asimismo, podemos elegir si queremos que se tenga en cuenta el asiento de apertura, que no se tenga en cuenta o que sólo se tenga en cuenta el asiento de apertura. Finalmente, podemos filtrar por un rango de fechas y elegir si queremos cambiar o no el signo del saldo de la cuenta.

• Grupo de cuentas: A través de esta opción podemos seleccionar un grupo de cuentas y elegir si queremos mostrar el sumatorio de sus saldos en una celda o desglosar cada una de las cuentas con sus respectivos saldos (ya sea vertical o horizontalmente).

  Asimismo, podremos elegir las mismas opciones que en el caso anterior: saldo, asiento de apertura, rango de fechas y cambio de signo.