Trabajar con un Libro IVA: Conexión

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Desde el menú Conexión podremos Exportar o Importar todo o parte del Libro IVA en el que nos encontremos. A los ficheros que Logoconta genera y lee de esta manera los llamamos Ficheros de Conexión. Veamos cómo funciona:

Exportar

En esta ventana indicaremos qué registros de facturas queremos exportar estableciendo un rango de fechas. En la exportación se incluirán todos los datos de la Ficha del cliente/proveedor de cada registro.

También tendremos una opción para exportar los registros para versiones anteriores de Logoconta. En este caso, se exportarán sólo los datos compatibles.

Importar

Seleccionaremos en el explorador de Windows el archivo que deseemos importar. Deberemos indicar si deseamos introducir los asientos con la fecha que tienen en el fichero o si queremos que se introduzcan todos con la fecha que nosotros dispongamos.

Además, deberemos indicar cómo queremos que se identifique la Ficha del cliente/proveedor asociada a cada registro:

• Nombre y NIF: Se considerará que una Ficha se identifica por el Nombre y el NIF del cliente/proveedor. Si ya existiese una Ficha con el mismo nombre pero con distinto NIF o viceversa, se considerará que son Fichas diferentes, por lo que se creará una nueva.

  Si existe una Ficha con el mismo Nombre y el mismo NIF, se sobrescribirán los datos que no coincidan por los contenidos en el fichero.

• Nombre: Se considerará que una Ficha se identifica sólo por el Nombre, por lo que si ya existiese una Ficha con el mismo nombre no se creará ninguna Ficha nueva y se sobrescribirán los datos que no coincidan por los contenidos en el fichero.

• NIF: Se considerará que una Ficha se identifica sólo por el NIF, por lo que si ya existiese una Ficha con el mismo NIF no se creará ninguna Ficha nueva y se sobrescribirán los datos que no coincidan por los contenidos en el fichero.

A continuación, se validará el Fichero de Conexión antes de proceder a su incorporación al Libro IVA. Si se detectan errores Logoconta nos informará de ello a través de la Ventana de Incidencias, como veremos a continuación.

Formato ICX personalizado

Los Ficheros de Conexión de los Libros IVA tienen formato XML. No obstante, Logoconta también puede importar registros de facturas desde ficheros ASCII (de texto). En versiones anteriores de Logoconta se usaban este tipo de ficheros para la importación y exportación, los cuales tenían la extensión *.icx y son totalmente compatibles con la nueva versión de Logoconta.

Sin embargo, para que Logoconta pueda leer archivos de texto deben tener un formato determinado. Esto puede ser un inconveniente si manejamos ficheros procedentes de otros programas de gestión (por ejemplo, de un programa de facturación) y no tienen el mismo formato pero queremos importarlos en el programa.

Si a la hora de importar elegimos un fichero de texto nos aparecerá la opción de Formato ICX personalizado. A través de esta utilidad podemos indicar al programa el formato que contiene el fichero y así poder importarlo al Libro IVA.

En esta ventana deberemos indicar dónde empieza cada campo y cuántos caracteres de ancho le corresponde a cada uno. Finalmente, podremos importar o exportar nuestras configuraciones, lo que resulta muy útil si manejamos ficheros con distintos formatos.

Mantener

Como hemos visto, cuando intentamos importar un Fichero de Conexión que contiene errores, Logoconta nos informará por pantalla y tendremos la posibilidad de corregirlos a través de la opción Mantener. Estos errores pueden ocurrir cuando tratamos de importar ficheros traídos de otros programas externos.

En el ejemplo de la imagen de arriba se puede apreciar el error que ha detectado el programa: falta información del cliente en la Factura Nº 1. Si pulsamos el botón Mantener se abrirá el fichero que estamos tratando de importar, donde podremos ir hasta la factura indicada y corregir o aportar los datos necesarios.

Una vez corregidos los errores, guardaremos los cambios en el fichero y procederemos a importarlo de nuevo.